補助科目について──ここがわかればすべてわかる

補助科目はエムウェブの中でいちばん高いハードルです。 補助科目の意味と使い方がわかれば、「クラウド播磨王」の全容がわかって経営の全体が見わたせるようになります。 お金の動きもわかってリッチになれるでしょう。 実用的で魅力的な科目体系を描くことのできる、真にセンスのいい税理士さんにあなたがめぐりあえますように!

補助科目とはナニかをざっくりと

補助科目(ほじょかもく)

お金を分類するためのものです。
グループ名みたいなもんだと理解してください。
補助科目より大きなグループとしては
勘定科目(かんじょうかもく)
っていうのがあります。
勘定科目補助科目も、
いわば、
お金の色分けをすることによって、
自社の経営状態を知ろうとするものです。
お金はまず勘定科目っていうもので大きく分類されて、
どんなお金がいくら動いて、
いくら増えたか、あるいは減ったか、
パッとわかるようになります。
決算書
っていうのは要するに、
勘定科目ごとの金額を数枚の紙にぎゅーっと濃縮した、
いちばんわかりやすい書類です。
どんなお金が、
いまいくらあるかがわかります。
借金がいくらで貯金がいくらか、
めちゃめちゃ大事ですよね?
そんなんがわかります。
たとえば、
会社に現預金が2000万円あったとして、
決算書には
普通預金が500万円、
当座預金が1300万円、
現金が200万円、
と、
そんなことが書いてあります。
「普通預金」「当座預金」「現金」
勘定科目です。
補助科目はこれの内訳です。
当座預金1300万円のうち、
神戸信用金庫に800万円、
三井住友銀行に250万円、
三菱UFJ銀行に250万円、
とか。
この場合、
「神戸信用金庫」「三井住友銀行」「三菱UFJ銀行」
ぜんぶ補助科目です。
勘定科目ごとの金額の中味が、
補助科目を使うことによってわかるんです。

なんでいきなりこんなもんが?

勘定科目補助科目も、
経理の担当者ならふつうに知っててあたりまえのものですが、
そうじゃなければ知らなくていいものです。
経理の仕事で使う会計用語です。
なのに、
エムウェブでは
はじめっから出てくるんですね。
めちゃめちゃ大事なとこなので、
ここ、
両方の耳の穴をかっぽじって聞いていただきたい。
エムウェブは、
販売(売ってお金をもらう)と
仕入(買ってお金を払う)と
会計とを、
一体的に扱って、
二度手間を避けて一気通貫で処理しようとする。
たとえばレジの精算でレシートを発行するという処理が、
そのワン・ライティングで、
経理上の仕訳を発生させ、
そのまま決算書まで寄り道することなく完結する。
そのためには、
取引先(得意先も仕入元も)を
すべからく補助科目として扱う
のが最適である
と、
それが、はりまの国の王さまの出した結論なのです。
いきなりちょっとハードル高いんですけど、
これよりむずかしいことは出てきませんので、
なんとか辛抱していただいて、
ここを乗り切ってください。

取引先名が補助科目名になるって?

むずかしいところをなるべく簡単に理解していただけるように、
もういっぺん言います。
お金はまず、
勘定科目といういちばん大きな分類でグループ分けされて集計されます。
さっき、
当座預金の例を出して、
銀行の名前が補助科目になるところを説明しました。
どんな勘定科目でも、
もう少し細かく内訳が知りたいってことがあります。
「社長」「常務」「専務」「部長」を、
それぞれ補助科目として登録しておいて、
領収証を持って帰ってくるたびに入力しておけば、
交際接待費

旅費交通費

内訳がわかって、
誰がいついくら使ったかまで、
補助元帳
を見れば一瞬で確認できるようになります。
(ここで接待交際費や旅費交通費は勘定科目です。)
それと同じことで、
取引先を補助科目として登録しておけば、
納品書や請求書を出すという日々の作業が、
会計上の仕訳データを入力するという経理処理をしたのと同じ意味になります。
売上や売掛金
や、
仕入や買掛金

内訳がわかって、
総勘定元帳月次残高試算表もできてしまうんです。

補助科目マスター登録の際の注意

販売や仕入のデータを入力するために、
あらかじめ取引先を登録する必要があります。
ふつうの市販アプリケーションでは
それを「取引先マスター」と呼びますが、
エムウェブではあえて、
「補助科目マスター」と呼ぶことにしています。
補助科目(取引先)マスター
‥‥みたいな。
取引先として登録するってことは、
すなわち補助科目として登録することなんですよ

ってことを、
ここでわかってほしいんだよ
っていう気持ちをこめてます。
すべてのお金を、
補助科目という概念を軸に色分けしていく。
それが一元管理のキモ中のキモ
じゃあ
補助科目取引先
なのか?
というと
それはちがいます。
さっき、
接待交際費の例で、
「常務」「部長」補助科目として登録するケースを紹介しました。
お金の内訳を知りたくて、
自由に設定できるグループ名ですから、
必ずしも取引先ばかりとはかぎらないんです。
「売上高」「売掛金」という勘定科目の内訳を調べるための補助科目としては
取引先の名称がそのまま科目名になりますが、
「旅費交通費」「消耗品費」の内訳を調べるためであれば、
自社内の部署名や担当者名が科目名になるでしょう。
かなり自由なんです。
「神戸信用金庫」「神戸信金」と省略して登録しても
ぜんぜんかまいません。
補助科目名は、
あくまで内部の管理に使うためのものであって、
社外からは見えないものなのです。
(見せるための内訳表をつくるときなどは、
その相手に伝わるような科目名を決めてください。)

正式名称じゃなくてもいいし単なる記号でもいい。
なんでもOK。
だから補助科目マスターは、
ほかのマスターとかなり趣が異なります。
このマスターは独立したマスターではなく、
すでに登録してある「個人」もしくは「法人・団体」マスターの中から、
取引のあるものを選び出し、
補助科目としての情報を付加するという考え方のマスターなのです。
すでにあるデータに、
取引先としての別の情報をつけ足して作成する。
わざわざこんな複雑なしくみにするからには
それなりの意図があります。
ここでもういちど
データベース相関図を眺めておいてください。
あらかじめ「法人・団体データベース」に登録したデータを、
補助科目(取引先)として登録することによって、
はじめてその名前が販売管理や仕入管理などのメニューで使用できるようになる。
会計帳簿の一部になるわけです。
帳簿は、
法律によって何年間も保存することが義務づけされています。
つまり、
補助科目として登録された取引情報は、
失われることが許されない重要情報となるのです。
では、
補助科目として登録されていない法人・団体データは?
ただの住所録か電話帳みたいなもんです。
取引(=お金のやりとり)がない相手なら、
別に
情報が失われたからといって罰せられることはありません。
ちょっと不便になるだけです。
個人データを取引先として登録する場合も同じ。
「個人データベース」に登録したデータは、
補助科目(取引先)として登録することによって、
はじめて会計帳簿の一部になりうるのです。
いったん補助科目(すなわち取引先)として登録されると、
「個人」「法人」の区別はなくなり、
「取引先」という別の新たなくくりになるわけです。

消せない!変更もできない!保護期限って?

ある取引先に対して
納品書や請求書を送るために、
売上データを入力すると、
それは
エムウェブでは振替伝票を切ったと同じ意味になり、
会計帳簿にその科目の名前が刻まれることになります。
だからその「名称」は、
以後、
そう簡単に消したり変更したりできなくなります。
ある意味、
帳簿の改ざんになってしまうわけでして。
ある補助科目を消したり変更したりしたい場合は、
その科目が関わっている売上データやその他の取引データを
すべて削除することができる、
つまり、
帳簿の中で一度も使われていない状態に戻せる
ことが条件になります。
不可能ではありませんが、
なかなか複雑な手続きが必要になるんです。
さきほども述べましたが、
帳簿は法律によって、
一定期間の保存が義務づけられています。
帳簿が保存されているあいだは、
その帳簿とエムウェブの中のデータは完全に一致していなければなりません。
ですから、
補助科目は一定期間、
そう簡単に消すことも変更することもできないようにしてあるのです。
「保護期限」というのは、
この期間はデータを消去したり変更したりできないように、
システムががっちり守ってますよという意味です。
つまり不整合が起きることを許さない設計になっていて、
どんな権限をもった人であっても、
でたらめな操作ができないのはもちろん、
たとえ悪意があっても理屈に合わない操作はできません。
そこの仕様を指して、
不便だとか使い勝手が悪いとか、
言わないでくださいよね。
じゃあ‥‥
こんな場合はどうするんでしょう?

得意先の社名が変更になったときは?

5年前から取引のある会社(得意先)が、
社名変更したとしましょう。
たとえば
東西南北商事有限会社

株式会社トウザイナンボク

変わったと。
よくある話です。
エムウェブ内では、
「東西南北」という補助科目名で登録されていました。
この場合、
(1)従来からの補助科目を使い続ける
(2)別の補助科目を新しくつくる


二者択一になります。
前者(1)は、
補助科目を変更しませんから、
社内の販売管理(納品書や請求書を発行する)においては、
「東西南北」のまま。
社内のオリジナルなグループ名で、
いわば帳簿上だけの話ですから、
それで通じるならOKです。
請求書の宛名とか、
きちんと新しい社名になります。
法人・団体マスターのほうでは、
社名変更ができるからです。
(住所変更も。)
補助科目名は外部からは見えないので、
相手方(お得意先)に対して失礼になるようなことは起こりません。
ですが、
やっぱり古い名前をそのまま使うのは
気持ちがよくない
とか、
変更後の名前が
たとえば
前の名前とぜんぜんちがう
(たとえば
東西南北商事有限会社

なぜか株式会社ハルナツアキフユ

変わった)

とかで、
新しい補助科目をつくったほうがやりやすいこともあります。
後者(2)の場合は、
「トウザイナンボク」を新しく補助科目として登録し、
○年×月
から
あたかも新しい取引先のように入力を始めてください。
「東西南北」
○年×月の前月末の残高を、
「トウザイナンボク」の初期残高として繰り越すだけですから、
処理は簡単です。
(1)でも(2)でも、
どっちでもよろしいです。

個人会員さんが結婚して名字が変わったら?

個人のお客さまの場合、
女性会員さんが結婚して名字が変わることがしょっちゅうあります。
この場合も、
法人・団体と理屈は同じです。
帳簿上の管理だけは旧姓のままの補助科目名で続けても、
お客さまに対する郵便物などはきちんと新しい名前で届きます。
たとえば
山田文子さん

結婚して
川上文子さん

なったとします。
もし、
この人の補助科目名が
ニックネームの「ふーにゃん」だったら、
変更の必要はありません。
なんべんも言いますが、
ニックネームで登録してもかまわないものなんです。
ふ~にゃん(≡^∇^≡)♪
でもいい。
しかしふつうは
「山田文子」
と登録されているでしょうから
ここは
「川上文子」
という科目を、
新たに作り直したほうがいいと思います。
理論上は変更しなくても問題ないですが、
誰が誰だかわからなくなってしまうと、
データ入力のときに困りますので。
社内的に区別がつくかつかないか、
これを判断の基準にしていただければよろしいかと。

同姓同名の会員さんがいらっしゃるときは?

個人データベースへは
同姓同名でも問題なく登録できますが、
補助科目名としては重複することが許されません。
アウトです。
会計帳簿の上では
お金の出入りを明確に区別する必要があるからです。
ですから、
同姓同名の顧客を両方とも登録する場合、
たとえばお客さまが鈴木一郎というお名前であれば、
「鈴木一郎」「鈴木一郎+」
とか
「鈴木一郎1」「鈴木一郎2」
とか
「鈴木一郎231」「鈴木一郎543」(※個人コードを科目名に含める)
という具合に
区別することになります。
鈴木一郎さんと鈴木一朗さん
のように、
漢字が異なれば別人だと区別できますから、
どちらもそのまま補助科目として登録可能です。
同一の企業で営業所が別々だったりする場合も、
営業所名を科目名に含めるなどして重複を避けてください。
簡潔でわかりやすければなんでもけっこうです。
先ほどの例のようにニックネームでもOK。
正式名称にこだわらず、
短く省略してかまいません。
科目名は、
あくまで社内の管理の目的のために、
任意につける名前だということを覚えておいてください。

ところで補助科目マスターには何を登録?

取引、
すなわちお金のやりとりをするのための条件を入力します。
たとえば
締め日
ですね。
売掛元帳、買掛元帳とも、
ここで設定された締め日で作成されます。
月次の締めを行わず、
取引のつど伝票単位で消費税を計算して請求書を発行するような相手先もありますが、
補助科目マスターに登録されたそれらの情報をシステムが読んで、
残高計算の方法を変えるわけです。
回収予定日
っていう項目もあります。
請求書発行時に回収予定データを自動的に発生させるしくみです。
翌月の5日が入金予定日なら、
その日付で回収予定データというものが自動生成されるんです。
入るはずのお金リストがつくられるんですね。
そうしておけば、
入金時に「回収予定データ」「入金データ」に変換することで回収残を消し込み、
より確実に回収もれのチェックを行うことができます。
金額の入力まちがいも防げるんです。
あとは、
売価が異なる場合の掛け率価格区分
消費税の処理区分(内税か外税か、端数処理はどうするか)、
入金種別(あちらの支払いは現金か振込か手形か‥‥)、
担当者‥‥
などなどです。

補助科目についてのまとめ

稚拙な長文に最後までおつきあいいただき、
まことにありがとうございました。
まとめとしてお伝えしたいことは、
ここさえ乗り切ればすべてOK
ってこと。
最初で最後の難関なんです。
補助科目の意味と使い方がわかれば、
統合基幹業務パッケージ「クラウド播磨王」の全容がわかります。
お金の動きもわかる。
かしこくなってリッチになれます。
お金は、
勘定科目っていういちばん大きな分類で、
まず色分けされて決算書にまとめられる。
それぞれの勘定科目ごとにまとめられた金額の、
もうちょい細かい内訳を知るための分類が補助科目です。
勘定科目には、
だいたいこんなのを使いなさいよっていう定番の名称があります。
原則としては自由なんですけど、
自由度は低い。
その点、
補助科目はほんまに自由です。
税務署に提出する書類に露出することもありません。
ある目的意識にもとづいて、
知りたい数字が最短で手に入るようにする意図をはじめからもって、
補助科目構成を設計し、
原始仕訳データ(お金の出入りをはじめに1回だけ記録)に科目を入れこんでいけば、
ほとんどどんな経営分析資料も
仕訳
だけから導き出すことができます。
そこが極楽浄土です。
わたしの言わんとすることを、
何倍もわかりやすい言葉に置き換えて、
翻訳して解説しながら魅力的な科目体系を描くことのできる、
真にセンスのいい税理士さんにあなたがめぐりあわれますことを、
切に祈ってやみません。